Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Кто отвечает за определение сроков хранения документов
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
В России изменились сроки хранения документов – в 2021 году в организации должны применяться сроки, утвержденные Федеральным архивным агентством (ФАА) 20.12.2019г. (приказа №236). Так как опубликован данный распорядительный акт на официальном портале правовой информации 07.02.2020г. (потребовалось время для его регистрации в Минюсте РФ — это обязательная процедура для приказов Министерств и ведомств), то вступил в силу он 18.02.2020г. на основании п. 12 Указа президента РФ №763 от 23.05.1996г.
Этим приказом утверждены новые сроки хранения первичных документов и документов, образующихся в процессе деятельности организации, а также отменен приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010г., вводивший старый перечень сроков хранения.
Новые нормы обязательны как для организаций бюджетной сферы, так и для частных предприятий, что прямо указано уже в названии распорядительного акта ФАА.
Структура номенклатуры дел
В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.
Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:
- в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
- в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
- таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
- отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
- итоговая запись номенклатуры;
- подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как уже было сказано, период хранения регламентируются нормами Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.
Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. Закона № 402-ФЗ). А в отношении документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе учетной политики и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. Закона № 402-ФЗ).
Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно
Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).
По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).
ВНИМАНИЕ
Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.
Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе
Документы, связанные с режимом ограничения доступа к документам
Несколько статей нового Перечня посвящены документам о конфиденциальной информации. В частности, перечень сведений, положения и другие документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации, согласно ст. 62 Перечня 2010, должны храниться постоянно .
В раздел 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов», о котором мы позже поговорим подробно, включены три новые статьи, регламентирующие сроки хранения документов, связанных с режимом конфиденциальности:
● статья 207 – устанавливает 5-летний срок хранения планов мероприятий по охране коммерческой тайны в организации (после замены новыми);
● статья 208 – устанавливает такой же срок хранения для документов (списков, заявок, заключений) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации (после снятия с учета);
● статья 209 – устанавливает такой же – 5-летний – срок хранения для документов (списков, обязательств, расписок) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (после снятия грифа ограничения доступа к сведениям).
Сроки хранения первичных документов
Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.
Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.
НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.
Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.
Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.
Сроки хранения кадровых документов 2021: таблица
В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.
2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов в 2021 году. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.
Также смотрите:
Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:
- пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
- пункт 8.2 – противодействие коррупции;
- пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
- пункт 8.4 – награждение.
Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:
- график отпусков – 3 года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.
А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.