Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Материальная помощь сотруднику и порядок ее выплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.
Как оформляют выплату матпомощи
Правила выплаты материальной помощи в компании лучше уточнить у бухгалтера и кадровика. Они скажут, какое заявление писать и какие документы к нему приложить.
Обычно работник пишет заявление и прикладывает подтверждающие документы. Руководитель рассматривает заявление и либо дает указание подготовить приказ о выплате, либо отказывает в просьбе. В некоторых случаях материальную помощь выдают по инициативе работодателя без заявления работника — например, к юбилею.
Заявление об оказании материальной помощи. В заявлении можно указать сумму, которую просите выдать. Если знаете реквизиты положения о матпомощи, сошлитесь на него. Это ускорит решение руководителя.
В отделе кадров или бухгалтерии попросите шаблон заявления о матпомощи. Если его нет, заявление можно составить в свободной форме: сформулируйте просьбу о выплате и назовите обстоятельства, из-за которых требуется помощь. Обязательно поставьте дату и подпись.
Подтверждающие документы. Работник должен подтвердить документами, что имеет право на материальную помощь. Например, чтобы получить выплату в связи с рождением ребенка, к заявлению нужно приложить копию свидетельства о рождении.
Когда право на выплаты зависит от родства, то в документах работодателя будет указано, о каких членах семьи сотрудников идет речь. Например, в положении может быть такая формулировка: «Материальная помощь предоставляется работнику в связи со смертью члена семьи (супруга или супруги, родителей, братьев или сестер, детей)».
Если работодатель не указал степень родства в документах, скорее всего, он ориентируется на положения семейного кодекса. По закону к членам семьи относятся только супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные.
Как рассчитать размер материальной помощи
Бывает материальная помощь, которая полностью не облагается НДФЛ, а бывает та, которая не облагается НДФЛ в пределах установленных лимитов. Если материальная помощь не входит в перечень необлагаемых выплат или превышает лимит, работодатель удержит с нее НДФЛ — 13%.
Матпомощь, полностью не облагаемая НДФЛ. Не облагаются налогом такие виды материальной помощи:
1. Выплата членам семьи умершего работника или бывшего работника, который вышел на пенсию.
2. Выплата работнику или бывшему работнику в связи со смертью члена его семьи.
3. Поддержка человека с инвалидностью от общественной организации.
4. Финансовая помощь от вуза или колледжа.
5. Выплата от профсоюза за счет членских взносов.
6. Компенсация от государства или работодателя пострадавшим от террористических актов на территории РФ, стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, а также членам их семей.
Материальная помощь, частично освобождаемая от НДФЛ. Это все остальные виды матпомощи. Например, лимит выплат к юбилеям и профессиональным праздникам, который не облагается НДФЛ, — 4000 Р в год на одного человека.
В ООО «Весна» есть положение о материальной помощи, согласно которому к юбилеям работникам выделяют по 2000 Р, к профессиональному празднику — по 3000 Р.
В августе 2021 года Кириллу исполнилось 50 лет, ему начислили материальную помощь 2000 Р. С этой выплаты НДФЛ не удержали, так как это первая материальная помощь Кириллу в 2021 году и она меньше 4000 Р. Остаток необлагаемого лимита — 2000 Р.
А в сентябре всем работникам организации выделили матпомощь в связи с профессиональным праздником — по 3000 Р. С этой суммы бухгалтер удержал НДФЛ: (3000 Р − 2000 Р) × 13% = 130 Р.
На руки Кирилл получил: 3000 Р − 130 Р = 2870 Р.
Как это происходит для работодателя
Для сотрудника нужно совершить всего лишь три действия:
- написать заявление, приложив к нему соответствующие документальные подтверждения;
- дождаться резолюции начальства;
- получить деньги на банковскую карту или на руки под роспись в ведомости или отдельном кассовом ордере.
Порядок действий работодателя несколько сложнее:
- Рассмотрение поданного заявления:
- оценка основания обращения (включен ли повод в перечень локального документа о начислении материальной помощи);
- изучение подтверждающей документации (свидетельства о браке, рождении, смерти, справки, выданной подразделением МЧС или ЖЭКом и т.п.).
- Издание приказа о выплате указанной помощи в обозначенном размере в определенный срок. В приказе обязательно должно быть:
- ФИО претендента на данную выплату;
- основание для начисления (указать вид обосновывающего документа);
- ссылка на локальный правовой акт, регламентирующий такие выплаты в компании;
- источник помощи (обычно это прибыль предприятия – текущая или прошлая; признание социальной выплаты частью оплаты труда неправомерно).
- Начисление назначенной суммы бухгалтером предприятия.
- Перечисление ее на банковскую карту работника или выдача наличными кассиром предприятия.
- Расчет бухгалтерским отделом налогов и отчислений в социальные фонды.
Что такое материальная помощь
Под материальной помощью понимается такая поддержка со стороны организации, которая оказывается работнику данной организации и членам его семьи. Такая помощь оказывается на условиях безвозмездности и, конечно, безвозвратности.
Для ее оказания обязательно необходимо личное волеизъявление со стороны самого работника. Оказываться такая поддержка может как в денежной, так и в натуральной форме. И, кроме запроса самого работника, для ее предоставления необходимо наступление какого-либо конкретного значимого события. То есть, кроме субъективного волеизъявления работника необходимо объективное наступление определенных обстоятельств.
Важно! Если во внутренних нормативных актах компании не имеется указаний на счет выплаты материальной помощи сотрудникам, сотрудник не имеет права требовать выплаты. Однако, работодатель может распорядиться о начислении пособия, даже если оно не установлено локальными документами фирмы.
Прежде всего, сотрудник, нуждающийся в оказании ему определенной поддержки со стороны организации, должен четко выполнять последовательность действий, которая указана во внутреннем акте компании и не отступать от регламента. В большинстве случаев, вся процедура начинается с обращения к руководству. Обращение должно быть оформлено в виде заявления. Если внутренними документами не указано ничего конкретно, тогда форма может быть свободная.
Самое главное — необходимо указать те обстоятельства, которые послужили причиной для обращения за материальной помощью. Если во внутренних документах компании обстоятельства, при которых сотрудникам положена материальная помощь, сформулированы конкретно, работнику лучше переписать всю формулировку дословно. Это может снизить вероятность получить отказ.
Далее к заявлению рекомендуется приложить документы, которые подтверждают действительное наличие указанных в заявлении событий и обстоятельств. Это могут быть:
- справка о зачислении ребенка в первый класс,
- справка о подаче заявления в органы ЗАГС,
- выписка из истории болезни или копия рецепта о назначении дорогостоящего препарата.
Правовое, законодательное и налоговое регулирование
Указ Президента РФ №495 от 05.05.1991 г. устанавливает порядок, согласно которому выплата материальной помощи назначается после предоставления заявления и производится несколько или только раз в год. Трудовой Кодекс России указывает, что назначение такого содействия производится только внутри организации. Информация о финансовой поддержке и основных аспектах ее осуществления может содержаться в положениях о помощи сотрудникам, что является наиболее верным для фирмы, поскольку матпомощь не касается трудовых результатов работника.
Но часто информация указана в основных актах организации или в дополнительных, например, в документах о премировании или в коллективном договоре. Организацией, где трудоустроен человек, обычно закреплена определенная инструкция или порядок выплаты материальной помощи. Локальные акты содержат положения, в каких случаях полагается и как оформить материальную помощь сотруднику, как правильно написать заявление.
Регулирование оснований, а также сроков, порядка выплаты является компетенцией работодателя. Материальная помощь сотруднику выплачивается на основании правовых локальных актов, существующих в конкретной организации (компании). В подобных документах указывается срок, периодичность выплат, а также случаи, которые являются основанием для таких начислений.
Некоторые наниматели связывают размер материальной помощи сотруднику с величиной месячного оклада. Так как данные выплаты выступают одним из видов социальной поддержки сотрудников, подобные начисления не являются заработной платой. Безусловно, на размер подобной поддержки влияет эффективность и прибыльность компании, устойчивость на современном экономическом рынке. Некоторые индивидуальные предприниматели связывают размер выплат с эффективностью работы отдельного сотрудника.
Размер материальной помощи в каждой отдельной коммерческой организации устанавливается индивидуально, фиксируется локальными актами, принятыми на уровне данной организации. Нет четких требований и к пакету документов, которые являются основанием для подобных начислений.
Причины предоставления
Существуют различные виды материальной помощи сотрудникам. К примеру, они могут быть периодическими, то есть начисление определенной денежной суммы работнику проводится по конкретному случаю. Среди причин, которые рассматриваются основанием для разовых выплат, смерть близкого родственника, вступление в брак, рождение ребенка и т.д. На каждом частном предприятии наниматель сам устанавливает перечень тех случаев, когда возможна единовременная выплата материальной помощи работнику.
Есть и второй вариант социальной поддержки – ежегодные выплаты. Как оказать материальную помощь сотруднику, в какие сроки, решает работодатель. К примеру, в образовательных организациях педагоги пишут заявление с просьбой оказать им поддержку перед летним отпуском (либо после выхода из государственного отпуска).
Материальная помощь на работе – хорошее подспорье, которое выручит при финансовых затруднениях. Однако Трудовой кодекс не обязывает руководителя выплачивать дополнительные деньги по просьбе работника, если другое не закреплено в корпоративных документах.
На решение начальства не должно влиять:
- положение просящего в организации: его должность, общий стаж, квалификация, время работы в данной фирме и пр.;
- работоспособность: не слишком усердные сотрудники имеют такое же право на получение матпомощи, как и «лошадки»;
- материальное положение: те, кто живет в достатке, также могут просить финансовой помощи;
- успешность самой компании: размеры прибыли и пр.
Материальная помощь на работе по трактовке закона – это социальная мера поддержки, предоставлять которую могут не только деньгами.
Можно оказывать помощь следующим образом:
- продуктами питания;
- одеждой и обувью;
- средствами личной гигиены и ухода за ребенком;
- топливом для автомобиля или отопления частного дома (например, дровами или углем);
- арендой транспортного средства;
- средствами реабилитации для инвалидов или наймом персонала для ухода за людьми с ограниченными возможностями;
- путевками в санаторий.
Важно! Матпомощь дают не регулярно, а в экстренных (особенных) случаях по просьбе сотрудника.
Различаются три вида матпомощи:
- материально-вещественная;
- целевая (основания ее получения придется подтвердить документально, но об этом чуть ниже);
- не целевая (можно потратить по своему усмотрению).
Единовременная материальная помощь оказывается одному из членов семьи (супруги, дети, родители) умершего работника либо бывшего работника, вышедшего на пенсию (в течение 6 месяцев после его увольнения из вуза), в размере 30 000 руб.
Перечень документов, необходимых для получения единовременной материальной помощи в случае смерти работника:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документы на оплату ритуальных услуг сроком давности не более 12 месяцев до даты подачи заявления в Отдел по социальной работе (далее – ОСР);
- Копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке и др.);
- Копия паспорта (1-2 страницы);
- Реквизиты банковского счёта, ИНН, СНИЛС;
- Заявление об удержании налога на доходы физического лица с указанием налогового статуса (резидент, не резидент).
Единовременная материальная помощь также оказывается лицу, организовавшему похороны, в размере 30 000 руб.
Перечень документов, необходимых для получения единовременной материальной помощи в случае смерти работника:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документы на оплату ритуальных услуг, оформленных на имя заявителя, сроком давности не более 6 месяцев до даты подачи заявления в ОСР;
- Копия паспорта (1-2 страницы);
- Реквизиты банковского счёта, ИНН, СНИЛС;
- Заявление об удержании налога на доходы физического лица с указанием налогового статуса (резидент, не резидент).
Единовременная материальная помощь работнику в исключительных случаях может быть оказана:
- в связи с болезнью членов семьи работника (супруги, дети, родители): оказывается с учетом стажа работы в СПбГЭТУ «ЛЭТИ», затрат на лечение и средней заработной платы работника за последние три месяца, не чаще 1 раза в 3 года;
- в связи с тяжелым материальным положением работника, связанным с утратой или повреждением имущества в результате стихийного бедствия или иных непредвиденных обстоятельств (пожар, кражи, авария систем водоснабжения, отопления и других обстоятельств в иных случаях);
- в случае отсутствия документов на оплату ритуальных в случае смерти членов семьи работника (родители и дети работника, муж (жена));
- и других основаниях, не предусмотренных в п.1 и п.п. 2.1-2.13.
Перечень необходимых документов:
- Документы, подтверждающие расходы в соответствии с причиной обращения, произведённые работником, представленные в ОСР не позднее 6 месяцев с даты оформления документов;
- Копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке и др.).
- Справка о средней заработной плате работника за последние три месяца;
- Копия свидетельства о смерти.
Материальная помощь в связи с тяжелым материальным положением в 2022 году
Поддерживать наиболее незащищённые слои населения в тяжёлые моменты их жизни является одной из основных функций Правительства. Государство ежегодно разрабатывает новые программы, направленные на повышение уровня жизни всех без исключения граждан – увеличивает пенсии до прожиточного минимума, назначает пособия и предлагает заключать социальные контракты. Основной правовой акт страны – Конституция – обязывает Правительство помогать гражданам в обеспечении их потребностей и поддерживать здоровье населения. Помимо различных льгот и компенсаций, люди при определённых обстоятельствах могут рассчитывать на то, что им будет оказана материальная помощь в связи с тяжелым материальным положением. Рассмотрим какие выплаты предусмотрены в 2022 году.
Материальная помощь сотрудникам полиции
Чем сложнее и опаснее профессия, тем больше преференций, социальных гарантий предоставляется работникам. Сотрудники Министерства внутренних дел (МВД) получают те же виды материальной помощи, что и военнослужащие:
- ежегодная;
- выплаты при наступлении определенных событий (рождение ребенка, смерть родственника, очередной оплачиваемый отпуск);
- выплаты за добросовестное несение службы;
- допвыплаты за звание, выслугу лет, иные профессиональные заслуги.
Дополнительное финансовое содействие сотрудникам полиции полагается с момента оформления приказа о принятии на работу.
Кроме того, право на выплаты имеют:
- пенсионеры МВД;
- члены семьи сотрудника полиции (после его смерти или при заболевании);
- бывшие сотрудники МВД (при наступлении тяжелой жизненной ситуации).
Порядок оформления выплат:
- Составление мотивированного рапорта (заявления) на получение материальной помощи.
- Принятие решения руководством отдела/подразделения.
- Оформление приказа.
- Выплата причитающихся денежных средств.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос № 1: Как осуществляется налогообложение денежной выплаты трудящемуся при рождении малыша?
Ответ: в этом случае материальное пособие налогом не облагается при условии, что его размер не больше 50 тыс. руб. и оно выдается в течение 1-го года. При усыновлении проводится та же процедура.
Вопрос № 2: Подлежат ли налогообложению средства предоставленные сотруднику, пострадавшему от пожара?
Ответ: это событие считается чрезвычайным случаем, если не был совершен поджег или возгорание произошло по халатности пострадавших. При наличии подтверждающих справок осуществляется выплата средств, с которых не нужно снимать НДФЛ. Сумма выплат устанавливается предприятием.
Вопрос № 3: Если в связи с отпуском предоставлена сумма в размере 18 тыс. руб., то какую часть следует облагать НДФЛ?
Ответ: в таком случаеразмер необлагаемой суммы составляет 4 000 руб. Все, что свыше подлежит налогообложению.
Вопрос № 4: Как осуществляется начисление платежей в бюджет, если при рождении малыша предприятие предоставило не денежные средства, а подарок?
Ответ: когда в коллективном соглашении фирмы не оговорено это условие, то вычеты происходят по стандартной процедуре. Если же этот момент указан в договоре, тогда на стоимость подарка следует насчитать страховые взносы.
Вопрос № 5: Как учитывается не целевая материальная помощь работнику?
Ответ: с нецелевой мат помощи также не делают сборов для оплаты в бюджет в том случае, когда ее сумма составляет не более необлагаемого лимита.