Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности инспектора по кадрам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В профстандарте № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г. N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования.
Инспектор по кадрам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя).
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
Требования к инспектору по кадрам
Первое требование к кандидату на должность инспектора по кадрам, как правило, касается образования и опыта работы в данной должности. Поскольку для получения профессии инспектора по кадрам достаточно окончить соответствующие курсы, то высшего образования обычно не требуется — только свидетельство об окончании курсов. Условие же, касающееся опыта работы, может варьироваться от полного отсутствия такового (например, для младшего инспектора по кадрам) до 3–5 лет стажа работы по указанной специальности (для начальника отдела кадров).
Другое важное требование к кандидату на должность инспектора по кадрам — знание законодательства, норм кадрового делопроизводства и внутренних документов предприятия, среди которых обычно упоминаются:
- трудовое законодательство;
- правила охраны труда;
- законодательство по кадровым вопросам и методические материалы по ведению кадрового документооборота;
- организационно-штатная структура предприятия;
- порядок ведения и хранения трудовых книжек, личных дел сотрудников;
- порядок ведения базы данных персонала предприятия;
- порядок установления наименований профессий и должностей сотрудников;
- правила исчисления стажа работы, льгот, компенсаций, назначения пенсий.
Также от соискателя могут потребоваться:
- знание основ делопроизводства;
- умение работать с большим объемом документации;
- знание компьютера и основных (необходимых для работы) программ;
- прочие требования, обусловленные спецификой работы конкретного предприятия.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Должностные обязанности специалиста по кадрам
Это основной раздел инструкции, в котором необходимо отразить исчерпывающий список обязанностей специалиста по кадрам. При написании текста ориентируйтесь на такой перечень:
- Контроль за исполнение распоряжения руководителя – начальника отдела кадров или директора компании.
- Учет штата предприятия в целом или конкретного подразделения, филиала.
- Учет предоставления отпусков, составление графика отпусков.
- Участие в разработке стандартных бланков компании (трудовой договор, личное дело работника и др.).
- Оформление документов по осуществлению приема сотрудников, их увольнения, перевода на другое место.
- Ведение личных дел, трудовых книжек, карточек работников.
- Организация и подготовка мероприятий по аттестации работников, их поощрению или награждению.
- Проведение строго учета трудовых книжек и вкладышей в них.
- Участие в проведении кадровой политики, анализ причин текучести кадров, формирование предложений по решению проблемы.
- Контроль за трудовой дисциплиной, выявление фактов ее нарушения.
- Выполнение разовых поручений руководителя, имеющих отношение к сфере ответственности работника.
Как подготовить и утвердить должностную инструкцию специалиста по кадрам?
Вам также будет интересно:
— Должностная инструкция специалиста по охране труда в 2022 году
— Должностная инструкция секретаря руководителя
После того как генеральный директор принял решение о необходимости существования подобного документа, назначается лицо, ответственное за разработку проекта должностной инструкции. Эта задача может быть поручена юристу, руководителю отдела кадров либо другому уполномоченному лицу.
Далее проект инструкции направляется на согласование в соответствующие структурные подразделения компании, а после этого – на утверждение гендиректору.
Последний шаг – это ознакомление сотрудника с его должностной инструкцией. Ознакомлять специалиста нужно под роспись с указанием даты ознакомления.
Основные обязанности инспектора по кадрам
Ключевые должностные обязанности инспектора по кадрам сводятся к следующему:
- ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации или принятыми в организации;
- оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;
- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
- подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;
- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- оформляет документы пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
- изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;
- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
- контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
- составляет установленную отчетность.
Естественно, можно взять перечисленные обязанности инспектора по кадрам для резюме или составления должностной инструкции специалиста инспектор по кадрам.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности входит:
- Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
- Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
- Оформление трудовых книжек и их хранение.
- Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
- Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
- Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
- Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
- Работа с архивом.
Требования к начальнику отдела кадров
Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.
Должностные обязанности:
- Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
- Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
- Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
- Проведение аттестации и анализа ее итогов.
- Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
- Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
- Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
- Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
- Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.
Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.
Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:
- Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
- Заполненное заявление по образцу.
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:
-
Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;
-
Оформление трудовых книжек и их хранение;
-
Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;
-
Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;
-
Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;
-
Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;
-
Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;
-
Работа с архивом.
Минусы профессии кадровика
К негативным моментам следует отнести:
-
Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;
-
Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;
-
Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;
-
Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;
-
Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;
-
Монотонность работы.
1.1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
1.2. Инспектор по кадрам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению [начальника отдела кадров, начальника структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].
1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее [значение] лет, в том числе на данном предприятии не менее [значение] года (лет).
1.4. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется [начальнику отдела кадров, начальнику структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].
1.5. Во время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
1.6. В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:
— нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала;
— методическими материалами по вопросам кадров;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Инспектор по кадрам должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
— трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда;
— структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
— основы делопроизводства;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
Требования к специалисту
Учитывая то, что сотрудник отдела кадров является специалистом, к нему выдвигается ряд требований. Так, основным является наличие образования. Необходимый стаж работы работодатель определяет индивидуально, однако, зачастую это от 1 года.
Теперь что касается более глубоких навыков, которые обязательны для специалиста:
-
знание законодательства, что регламентирует кадровое производство внутри компании
- метод учета и управления кадровым составом
- структуру каждой организации (обсуждается индивидуально, если иное строение предусмотрено законодательством)
- умение вести личные дела персонала
- навыки использования технического учета и работы с базами данных
- знание основ делопроизводства
Ряд компаний проводит обучение сотрудников, если те подходят по базовым критериям. Однако они также рекомендуют предварительно ознакомиться с перечнем навыков, которые от них требуются.
Порядок оформления должностной инструкции инспектора отдела кадров
ДИ подготавливается для каждой штатной единицы и утверждается руководителем организации. Она имеет обезличенный характер и в отношении конкретного сотрудника подписывается при приеме его на работу и передается ему на руки.
При подготовке проекта инструкции следует учитывать положения следующих документов:
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
- Трудового кодекса РФ;
- Единого классификационного справочника;
- Единого тарифно-классификационного справочника;
- профстандартов, особенно «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
- локальных документов организации;
- коллективного договора и др.
Подробнее о том, как использовать профстандарты в области кадрового делопроизводства, рассказывается в статье «Порядок применения профстандартов для кадровиков».
Как заполнить должностную инструкцию на основании профстандарта, читайте в статье «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».
Должностные обязанности
Должностные обязанности инспектора по кадрам вытекают из его трудовых функций. Поэтому если инспектор работает в составе отдела, он обязан:
- вести учет личного состава предприятия;
- оформлять кадровые документы в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации;
- формировать и вести личные дела сотрудников, своевременно вносить в них изменения;
- готовить документы для представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- готовить документы о привлечении сотрудников к ответственности;
- заполнять и хранить трудовые книжки сотрудников;
- вести учет предоставления отпусков сотрудникам, составлять график отпусков и контролировать его соблюдение;
- готовить документы, срок текущего хранения которых истек к передаче в архив;
- осуществлять подбор кадров;
- заключать договоры на оказание услуг по переподготовке сотрудников, повышение их квалификации.
Обратите внимание! Эти обязанности могут быть разделены между несколькими инспекторами по кадрам, тогда каждый из них будет выполнять только часть перечисленных обязанностей.
Должностная инструкция специалиста по кадрам: обязанности и ответственность кадровика
Отдел кадров (ОК) — это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.
Структура отдела и количество его сотрудников зависит от общей численности работников на предприятии и особенностей его деятельности. Как правило, в компаниях с численностью до 100 человек достаточно 1-2 работников, а от 100 до 500 человек — 3-4 менеджеров.
Если предприятие крупное (свыше 500 человек), то есть смысл создать целую службу, в которой будет задействовано 7—10 работников. В малых фирмах отдела кадров может и вовсе не быть — обязанности выполняют бухгалтера или директор компании.
Менеджер работает строго по должностной инструкции инспектора по кадрам , которая содержит его права и обязанности, а также предъявляемые требования. На должность кадровика принимается лицо с высшим образованием, но к стажу работы требования не предъявляются.
Кадровик должен знать:
- законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
- нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
- технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
- правила проведения аттестации;
- правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
- порядок ведения и хранения документации;
- правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .
В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.