Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ККМ для бизнеса: как выбирать кассовое оборудование в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.
Какова средняя стоимость касс?
Стоимость зависит от множества факторов. Самые простые бюджетные модели могут стоить 5-10 тысяч, а полноценные наборы оборудования стоить сотни тысяч рублей. Все зависит от характеристик и функционала. На стоимость также влияет, входит фискальный регистратор в комплект или нет.
Чем выше производительность устройства, богаче функционал программного обеспечения, если в комплект входят дополнительные функции и сервисы, — все это отражается на количестве денег, которое придется заплатить.
| Вид ККТ | Стоимость, руб. |
| Средний смарт-терминал | от 15 000 |
| Мобильная касса с эквайрингом | от 20 000 |
| Фискальный регистратор простой | от 5000 до 15 000 |
| Средний фискальный регистратор | от 20 000 |
| Автономная кнопочная касса | от 5000 до 13 000 |
| POS система | от 40 000 |
Требования к кассовому чеку при зачете аванса в 2023 году
В Письме Минфина РФ № 03-01-15/26352 от 28 апреля 2017 г. подробно изложено, как отражать номенклатуру в чеке, если в момент расчета количество товара или объем предоставленных услуг (выполненных работ) неизвестны.
Яркий тому пример — зачет аванса. При внесении платежа невозможно точно определить количество товара, объем работы или услуг. В таком случае нужно сделать следующее:
- Сформировать первый чек с признаком расчета «Аванс», указать сумму фактически полученных средств.
- Во втором фискальном документе, который печатают при конечном расчете, отразить номенклатуру — в этот момент уже будет известно количество товара или объем выполненных работ.
Второй чек — с признаком «Полный расчет». В нем будет указана вся оплата, полученная от клиента за товар или услугу, а внесенная ранее сумма там не отражается.
Новые требования к кассовому оснащению
Требования к оборудованию кассы в 2015 году изменились, теперь они регламентируются указанием Центробанка России № 320-У, которое упростило порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и для представителей малого предпринимательства. Предпринимателям теперь не обязательно вести кассовую книгу и лимитировать наличие денежных средств. Впрочем, если оборот наличных денег в предприятии велик, то даже ИП лучше всего поступать в соответствии с требованиями к предприятиям:
- устроить и оборудовать место под кассовое обслуживание;
- назначить постоянного кассира;
- придерживаться кассовой дисциплины;
- использовать контрольно-кассовую технику.
Требования к помещению кассы оговорены в Указании ЦБ №3210-У «О порядке ведения кассовых операций» от 11 марта 2014 года. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных при их хранении, транспортировке организуются и определяются самим ЮЛ и ИП. Рассмотрим общие требования к помещению кассы:
- Банки, почтовые отделения, головные кассы предприятий – все это считается помещениями группы «А». То есть такие зоны относятся к высшей категории укрепления.
- Помещения должны быть оснащены инструментами механической защиты, охранной сигнализацией. Нужно это для противодействия воровству, преступным действиям.
Для обеспечения безопасности помещение кассы должно соответствовать этим требованиям:
- Изолированность от прочих помещений (служебных, подсобных).
- Нахождение на промежуточных этажах, если это многоэтажное здание. Это не должен быть первый или последний этаж.
- Если это двухэтажное здание, касса находится на верхнем этаже.
- Если это одноэтажное здание, окна помещения снабжаются внутренними ставнями.
- Наличие капитальных стен, надежных перекрытий и качественных перегородок.
- Наличие двух дверей: внешней и внутренней. Первая открывается наружу, вторая – внутрь.
- Наличие окошка для передачи наличных.
- Наличие металлического сейфа для хранения наличных. Ящик должен быть прикреплен в полу и стенам.
- Наличие работающего огнетушителя.
Важно обеспечить пожарную безопасность. Соответствующие мероприятия выполняются в соответствии с ПУЭ, СНиП 2.04.09-84, СНиП 3.05.06-85.
Об эргономике, кассовом оборудовании и кассирах
Мнение эксперта: Дмитрий Тамурка, генеральный директор сети «Подружка»
Эргономика рабочего места кассира
В сети магазинов «Подружка» необходимости увеличения скорости работы кассового узла нет. Самое важное для нас – это качество обслуживания покупателей. Но если размышлять о сочетании качества и скорости, то самое важное – правильно спроектировать рабочее место кассира. Кассовый блок не должен быть загроможден торговым оборудованием, и перед глазами у кассира не должны висеть упаковки товара.
Необходимы удобство и простор, чтобы покупатель выкладывал товар и при этом не мешал кассиру. Накопитель для «пробитого» товара должен разделяться на две части, чтобы два покупателя одновременно могли складывать свой товар в пакеты.
В кассовой зоне необходимо предусмотреть столы для упаковки товаров, чтобы, оплатив покупки, люди равномерно перемещались к столам. Потоки покупателей, входящих в магазин и выходящих из него, не должны сталкиваться.
Технологии
Скорость работы кассового узла увеличит многолучевой сканер, а также специальные кнопки на клавиатуре – для часто пробиваемого товара и товара, у которого штрих-код не считывается. Жидкокристаллические мониторы, в отличие от лучевых, занимают меньше места. И нагрузка на глаза от них меньше, в итоге кассиры не так сильно устают и чувствуют себя комфортнее.
О работе кассира
На увеличение скорости работы кассового узла с точки зрения персонала может повлиять ряд факторов. Во-первых, стандарты работы кассира, существующие в каждой компании, должны быть разумными, они не должны перегружать кассира. Они не должны подразумевать 25-секундного монолога кассира. Если он будет здороваться, рассказывать о дисконтной программе, анонсировать 20 акций на два года вперед, продавать промо-товар, интересоваться, не забыл ли покупатель что-нибудь купить, его работа значительно замедлится. К тому же, требование адресовать каждому покупателю один и тот же текст также будет восприниматься кассиром в штыки. Тем более, если один кассир обслуживает большой поток покупателей – до 600 человек в день – он вряд ли будет качественно произносить этот текст, и руководство не добьется результатов, на которые рассчитывало. Поэтому чем короче и чем ближе к сотруднику будет текст, который необходимо говорить, тем лучше.
Главная задача продавцов магазинов «Подружка» — забота о покупателях, их качественное обслуживание. Она полностью распространяется и на процесс оплаты покупок. Для начала продавец-кассир здоровается с покупателем, спрашивает у него накопительную карту и предлагает пакет. Во время сканирования товара он обращает внимание покупателя на дополнительные товары, которые расположены в прикассовой зоне и, возможно, могут оказаться полезными, а после оплаты покупки – анонсирует выгодные предложения и акции, тем самым стимулируя последующие визиты в «Подружку». Если у покупателя до сих пор нет накопительной карты, то продавец-кассир рассказывает ему о преимуществах клубной накопительной программы и выдает карту. На прощание специалист кассы помогает покупателю упаковать купленные товары, желает всего хорошего и приглашает приходить в магазин «Подружка» еще.
Во-вторых, сотрудников необходимо мотивировать. Один кассир может пробить за смену 100 товаров, другой – 1000. Чтобы сотрудник стремился делать работу быстрее, у него должна быть явная система мотивации, которая зависит от количества пробитого товара. Но и она должна быть взвешена, чтобы в приоритете была не только скорость, но и качество работы.
| Хороший кассир – это человек, склоный к однообразной, монотонной работе и умеющий хорошо считать. Но при этом – всегда доброжелательный. |
Современное кассовое оборудование таково, что у кассира есть всего одна кнопка, чтобы пробить чек. Все остальное делается старшим продавцом-кассиром, менеджером, администратором или управляющим – в зависимости от структуры компании. Поэтому, для увеличения скорости работы кассового узла кассир должен хорошо выполнять эту функцию и четко знать, что делать, если с кассовым оборудованием возникают проблемы – не проходит штрих-код, указывается не та цена. В компании должен быть специалист, который приходит на помощь кассиру по первому требованию. Механизм получения этой помощи определяется расстоянием от кассовой зоны до специалиста, отвечающего за бесперебойную работу кассового оборудования. Если он находится от кассира на расстоянии двух-трех шагов, его можно позвать, если на расстоянии 100 метров – должна быть специальная кнопка или другие средства связи.
Кроме того, расходные материалы для кассы должны находиться в доступном для кассира месте. Как правило, каждая торговая точка имеет определенную статистику, показывающую, какое количество чеков пробивается в день. Необходимое количество расходных материалов можно рассчитывать и готовить на каждый день заранее.
Окружающая кассира обстановка должна быть спокойной и располагающей к положительным эмоциям, ведь работа у него очень ответственная. Рядом с кассиром не должна громко играть музыка, его не должны отвлекать мобильный телефон и другие не относящиеся к работе предметы.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Вторым рубежом охраны рекомендуется блокировать материальные ценности, хранящиеся в металлических шкафах или сейфах. Для их блокировки рекомендуется использовать емкостные извещатели типа «Риф-М», «Пик» или аналогичные.
В 2021 году законодатели упразднили данное требования, в связи с чем предприятия могут выдавать подотчетные суммы тем сотрудниками, которые еще не отчитались по ранее выданным деньгам.
Важно! Если техническое состояние помещения не позволяет прикрепить решетки с внутренней стороны, крепление может быть произведено снаружи.
В 2021 году законодатели упразднили данное требования, в связи с чем предприятия могут выдавать подотчетные суммы тем сотрудниками, которые еще не отчитались по ранее выданным деньгам.
Важно! Если техническое состояние помещения не позволяет прикрепить решетки с внутренней стороны, крепление может быть произведено снаружи.
Наружные стены, перекрытия, полы и перегородки, не отвечающие указанным выше требованиям, с внутренней стороны по всей площади должны быть укреплены металлическими решетками из арматуры диаметром не менее 10 мм и размером ячейки не более 150 x 150 мм, которые затем отштукатуриваются.
Требования к помещению кассы оговорены в Указании ЦБ №3210-У «О порядке ведения кассовых операций» от 11 марта 2014 года. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных при их хранении, транспортировке организуются и определяются самим ЮЛ и ИП. Рассмотрим общие требования к помещению кассы:
- Банки, почтовые отделения, головные кассы предприятий – все это считается помещениями группы «А». То есть такие зоны относятся к высшей категории укрепления.
- Помещения должны быть оснащены инструментами механической защиты, охранной сигнализацией. Нужно это для противодействия воровству, преступным действиям.
Для обеспечения безопасности помещение кассы должно соответствовать этим требованиям:
- Изолированность от прочих помещений (служебных, подсобных).
- Нахождение на промежуточных этажах, если это многоэтажное здание. Это не должен быть первый или последний этаж.
- Если это двухэтажное здание, касса находится на верхнем этаже.
- Если это одноэтажное здание, окна помещения снабжаются внутренними ставнями.
- Наличие капитальных стен, надежных перекрытий и качественных перегородок.
- Наличие двух дверей: внешней и внутренней. Первая открывается наружу, вторая – внутрь.
- Наличие окошка для передачи наличных.
- Наличие металлического сейфа для хранения наличных. Ящик должен быть прикреплен в полу и стенам.
- Наличие работающего огнетушителя.
Важно обеспечить пожарную безопасность. Соответствующие мероприятия выполняются в соответствии с ПУЭ, СНиП 2.04.09-84, СНиП 3.05.06-85.
Упраздненная кассовая документация
На сегодняшний день все юридические лица переходят на использование касс формата онлайн, позволяющих моментально передавать информацию об изданных документах в налоговую службу, реестры и др. До внедрения представленного новшества, финансовые операции предприятий сопровождались созданием следующих документов:
- Журнал фиксации обращений к специалистам по обслуживанию техники
- Журнал, используемый кассиром по проведению финансовых операций
- Акты об изменении показаний счетчиков ККТ при ее сдаче в ремонт и акт о переводе таких показаний
- Журнал для регистрации ККМ, которые не связаны с работой оператора по проведению кассовых операций
- Справка-отчет
- Проверочный акт о размере наличных средств кассы
- Сведения о вырученных средствах, а также о счетчиках ККМ
- Акт фиксации передачи (возврата) денежных средств клиенту
Применение онлайн-кассы позволяет избежать бумажного дублирования представленного перечня документации благодаря автоматической передачи указанной информации в ФНС.
Новые требования к кассовому оснащению
Требования к оборудованию кассы в 2015 году изменились, теперь они регламентируются указанием Центробанка России № 320-У, которое упростило порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и для представителей малого предпринимательства. Предпринимателям теперь не обязательно вести кассовую книгу и лимитировать наличие денежных средств. Впрочем, если оборот наличных денег в предприятии велик, то даже ИП лучше всего поступать в соответствии с требованиями к предприятиям:
- устроить и оборудовать место под кассовое обслуживание;
- назначить постоянного кассира;
- придерживаться кассовой дисциплины;
- использовать контрольно-кассовую технику.
Оборудование кассовых помещений для ИП теперь не является обязательным требованиям, но остается желательным. С кассиром, назначаемым приказом руководителя, заключается договор ответственности. При временном отсутствии кассира его функции может брать на себя главный бухгалтер предприятия.
Передача информации в ФНС через ОФД
На сегодняшний день уже имеется официальная информация по поводу операторов фискальных данных. Ее можно найти на сайте Федеральной налоговой службы. При этом база сформирована не до конца. Подключившись к любому из операторов, имеющих разрешение от ФНС, появится возможность работать в соответствии с новым законодательством.
Цена за услуги операторов не будет фиксирована. Каждый из операторов сможет установить ее самостоятельно. В целом, если сравнивать цены, которые предлагаются сегодня, то можно заметить, что они находятся на уровне 3000 рублей в год за одну из касс, которая была подключена. Независимо от месторасположения предпринимателя, можно произвести заключение договора с оператором.
Следует знать, что за точность и своевременность передачи информации в налоговую службу отвечает пользователь. Таким образом, если в населенном пункте, из которого ведется работа, будут присутствовать перебои в работе сети интернет, то ответственность за это будет нести непосредственно предприниматель.
Необходимо отметить, что следует заранее предусмотреть все эти проблемы и иметь в распоряжении дополнительный канал, обеспечивающий доступ к сети. Информация про чек, который был «пробит», должна поступить к оператору в период до 30 суток. Если это не произойдет, то касса перестанет функционировать.
В том случае если компания или индивидуальный предприниматель ведут свою деятельность в местности, которая является отдаленной или труднодоступной, то существует возможность не использовать онлайн-кассы. Это предусмотрено нововведениями в законодательства. При этом на сегодняшний день еще нет списка тех населенных пунктов, в которых это допускается.
Каковы требования к помещению кассы предприятия?
Сельхозпредприятие принимает наличные за продукцию (товары, работы и услуги) от физических лиц. Есть ли какие-то нормативные требования к помещению, в котором будут устанавливать РРО (например, роллеты, сейф и прочее)?
Для организации наличных расчетов на предприятии, то есть для приема, хранения и выдачи наличных средств, предприятия должны иметь кассу. Об этом свидетельствует п. 4.1 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637).
Что же понимают под понятием «касса»? Пункт 1.2 Положения № 637 определяет кассу как помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.
Исходя из приведенного определения, кассой можно считать:
- отдельное помещение (комнату), оборудованное согласно требованиям, которые выдвигаются к хранению денежных и других ценностей;
- рабочее место кассира (в т. ч. если оно находится в помещении, в котором работают другие работники бухгалтерии), на котором осуществляются наличные расчеты;
- место проведения наличных расчетов в торговой точке (точке предоставления услуг, выполнения работ).
Все обязанности по организации кассы на предприятии возложены на его руководителя. Так, согласно уже указанному п. 4.1 Положения № 637 руководители предприятий должны обеспечить:
- надлежащее обустройство касс;
- надежное хранение наличных средств в кассах;
- сохранность наличных средств во время доставки из учреждения банка и сдачи в учреждение банка.
Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности денежных средств во время их хранения и транспортировки, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.
Когда-то, еще в п. 27 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. № 21 (далее – Положение № 21), которое устанавливало порядок ведения кассовых операций до 2001 года, кассой определялось только специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных. При этом выдвигались обязательные требования к помещению кассы:
- должно быть изолировано;
- двери в кассу во время осуществления операций закрыты с внутренней стороны;
- доступ к помещению кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, запрещается;
- в случае необходимости помещение кассы может быть застраховано страховой организацией.
Однако Положение № 21 отменено. Поэтому эти нормативные требования относительно помещения кассы не действуют. Однако могут быть применены предприятием самостоятельно и утверждены приказом (другим распорядительным документом на предприятии) с целью обеспечения сохранности денежных средств и других материальных ценностей.
Основные нюансы работы кассы
Касса представляет собой структурный элемент юридического лица, через который осуществляется основная финансовая деятельность, где задействованы наличные деньги. Все кассовые операции производятся на основании положений законодателя, а также актов локального характера.
Основные функции представленного подразделения состоят в следующем:
- Выплата наличных средств, произведение приема платежей
- Организация документального сопровождения представленных выше операций
- Ответственность за сбережение финансов, переданных в кассу на хранение и документации, которая в соответствии с законодательством должна сопутствовать производимым операциям
- Назначение ответственного материального лица, выполняющего трудовую функцию кассира на основании заключенного трудового договора
- Использование в ходе реализации возложенных на подразделение функций специальной кассовой вычислительной техники (например, ККТ)
Иная кассовая первичная документация
Кассовый чек – основной документ первичной отчетности. В соответствии с положениями, единственным актом, которым он может быть заменен, является бланк строгой отчетности.
По своей природе БСО имеет множество сходств с КЧ, поскольку он:
- Создается при помощи ККТ
- В обязательном порядке должен содержать перечень идентифицирующих реквизитов, идентичных чеку
Важно! Действующее законодательство обязывает предприятия по требованию клиента направлять электронные БСО или чеки на электронный адрес или по смс.
К иным первичным документам относят:
- Чеки с корректировкой (издаются при допущении в основном документе ошибки)
- Чеки по возврату (сопровождают операции возврата товара и т.п.)
- Кассовые книги (ведутся для учета выданных БСО или иной заменяющей чеки документации)
- Кассовые ордера
Выдача указанных выше документов, а также фиксация этой выдачи осуществляются в соответствии с требованиями закона и нормами актов предприятия локального действия.
Современные требования к обустройству кассовых помещений
Требования к оборудованию кассы в 2015 году были изменены. Центробанк России выпустил указание № 320-У, упростившее правила проведения кассовых операций на предприятиях индивидуальных предпринимателей и на предприятиях, относящихся к малому бизнесу.
У предпринимателей перестали требовать присутствие кассовой книги, они не обязаны устанавливать лимит наличия денег.
Тем не менее, если принадлежащее ИП предприятие имеет большой денежный оборот, то лучше всего не слишком экономить и выполнить те требования, которые рассчитаны на юридических лиц:
- оборудовать место для кассового обслуживания, хотя теперь оборудование кассовых помещений для ИП и не является обязательным;
- назначить приказом постоянного кассира из числа сотрудников и заключить с ним договор материальной ответственности;
- обеспечить соблюдение кассовой дисциплины;
Существуют ли технические требования по оборудованию помещения кассы? (Д. Пак, 3 декабря 2015 г.)
Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации
- Д. Пак, аудитор РК,
- аудиторская компания «ТрастФинАудит» г. Алматы
- СУЩЕСТВУЮТ ЛИ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОБОРУДОВАНИЮ ПОМЕЩЕНИЯ КАССЫ?
Существуют ли технические требования по оборудованию помещения кассового сейфа? К примеру, наличие решеток, специального помещения (изолированного и т. п.)?
Приказом и. о. Министра финансов Республики Казахстан от 6 августа 2009 года № 331 утверждены Правила ведения кассовых операций, определения лимита остатка наличных денег в кассах и на текущем счете государственных учреждений (далее — Правила).
Правилами определены следующие правила хранения денег:
Каждое государственное учреждение для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса — это специально оборудованное в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.
Двери в кассу во время совершения операций — должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. В каждом государственном учреждении составляется список лиц, имеющих доступ в кассу, который подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Не создание руководителем государственного учреждения необходимых условий, обеспечивающих сохранность наличных денег при их хранении и транспортировке, влечет ответственность, предусмотренную законодательством Республики Казахстан.
Все наличные деньги, чековые книжки, приходно-расходные книги по учету бланков строгой отчетности и кассовая книга в государственном учреждении должны храниться в сейфах или несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций пакетах, шкатулках и других упаковках хранятся у руководителя государственного учреждения.
Не реже одного раза в квартал проводится их комиссионная проверка.
При обнаружении утраты ключа руководитель государственного учреждения сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
- Приведенные требования к помещению кассы установлены для государственных учреждений, при этом данные требования могут выполняться и другими хозяйствующими субъектами независимо от формы собственности, так как, по мнению автора, выполнение таких требований обеспечивает высокий уровень надежности в сохранности наличных денежных средств.
- Настоящий материал является объектом авторского права.
- Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.